Como Desenvolver uma Matriz ou Análise SWOT (FOFA)

Como Desenvolver uma Matriz ou Análise SWOT (FOFA)

Fonte: Luz


Imagine que um pequeno empresário resolveu expandir sua empresa através da revenda de um produto importado. Poucos meses depois, o câmbio não estava mais favorável. O que era um caminho para crescer, passou a ser luta pela sobrevivência. Não necessariamente você se viu neste exemplo, mas há de concordar comigo que, no universo das pequenas e médias empresas, muitas decisões estratégicas são tomadas informalmente quando não deveriam. Neste contexto, a análise SWOT ajuda agentes a pensarem em todos os pontos fortes e fracos do negócio, além dos riscos envolvidos, antes de tomarem decisões. Neste artigo explicaremos tudo sobre SWOT!

O que é Análise SWOT ou Matriz FOFA?

Análise SWOT ou matriz SWOT é composta pelas iniciais das palavras em inglês StrenghtsWeaknessesOpportunities, e Threats, que significam Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, respectivamente. Em português também é chamada de análiseou matriz FOFA. Seu papel é formular planos para objetivos estratégicos com base nas forças e fraquezas do negócio (ambiente interno), e nas oportunidades e ameaças de mercado (ambiente externo).

A criação da análise SWOT é creditada a Albert Humphrey e sua equipe de pesquisa na Universidade de Stanford nos anos 60 e 70. Em suas pesquisas, eles procuravam entender porque o planejamento estratégico de empresas importantes havia falhado. Para avaliar as empresas na pesquisa, a análise SOFT, embrião da análise SWOT, segundo autores, utilizou os seguintes critérios:

  • O que é positivo no presente é uma Força;
  • O que é positivo no futuro é uma Oportunidade;
  • O que é negativo no presente é uma Fraqueza;
  • O que é negativo no futuro é uma Ameaça.

Os fatores analisados eram agrupados e, assim nasceu a matriz SWOT ou matriz FOFA:

Matriz SWOT ou Matriz FOFA

Forças

As Forças da análise SWOT são elementos internos do negócio que potencializam o objetivo estratégico analisado. Uma outra maneira de pensar sobre elas é imaginar os elementos que estão sob o controle da empresa. Alguns exemplos podem ser:

1) Características da equipe, como união, proatividade, experiência;
2) Ativos, como imóveis, equipamentos, softwares;
3) Localização privilegiada;
4) Relacionamentos estratégicos com grandes empresas;
5) Networking dos investidores, da equipe ou de parceiros;
6) Competências específicas da equipe;
7) Portfólio de clientes.

São praticamente infinitas as forças que podem ser listadas em um negócio, mas é importante focar no que realmente faz diferença para o objetivo da análise que está sendo feita. O ambiente interno pode ser estudado através de um diagnóstico empresarial.

Se a empresa está avaliando o lançamento de um software, por exemplo, o conhecimento da equipe em programação de computadores pode ser uma força. A localização privilegiada dificilmente o será.

Fraquezas

As Fraquezas da análise SWOT são elementos internos da empresa que atrapalham o objetivo estratégico analisado. De modo complementar às forças, são aquelas características dentro do controle da organização, que não ajudam na realização da missão. Alguns exemplos são:

1) Produto altamente perecível;
2) Matéria prima escassa;
3) Equipe pouco qualificada;
4) Tecnologia ultrapassada;
5) Processo de entrega falho;
6) Localização pouco acessível.

Em linhas gerais, a ausência de uma força pode vir a ser uma fraqueza e vice-versa. Voltando ao exemplo do lançamento de um software. Caso a equipe não seja nem um pouco qualificada em programação de computadores, este fator pode ser considerado uma fraqueza.

Oportunidades

As oportunidades da análise SWOT são as situações externas à empresa que podem afetar positivamente no objetivo analisado. Estes fenômenos não estão sob controle da organização, mas existe uma chance deles acontecerem. Alguns exemplos são:

1) Mudanças na legislação;
2) Novas exigências sociais ou no mercado de trabalho;
3) Possibilidade de investimento;
4) Desenvolvimento de uma nova tecnologia;
5) Mudanças favoráveis no câmbio ou nas taxas de juros;
6) Lançamento com sucesso de um produto complementar.

As oportunidades são espécies de sonhos. Embora elas estejam fora do controle da empresa, deve-se haver uma preparação mínima para o caso de ocorrerem. Duas ferramentas interessantes para o estudo do ambiente externo são a Análise PEST e as 5 Forças Competitivas de Porter.

As 5 Forças Competitivas de Porter
As 5 Forças Competitivas de Porter

Ameaças

Por fim, as Ameaças da análise SWOT são situações externas à empresa que podem atrapalhar o objetivo estratégico analisado. Assim como as oportunidades, estão fora do controle da empresa, mas sabe-se que existe uma chance de acontecerem. Alguns exemplos, são:

1) Entrada de um concorrente internacional no mercado;
2) Pirataria dos seus produtos;
3) Mudança na legislação do setor;
4) Escassez de mão de obra;
5) Greves e paralizações.

As ameaças podem ser traduzidas pelos medos que existem por parte da gestão da empresa. Igualmente às oportunidades, deve-se pensar, mesmo que por alto, maneiras de mitigá-las.

Para que usar a Análise SWOT?

A análise SWOT funciona bem antes de qualquer decisão estratégica, tática ou operacional que precise ser tomada por uma equipe. Pode ser a empresa inteira, uma área ou um time menor, que esteja envolvido em um projeto.

Alguns exemplos de decisões que podem ser auxiliadas com uma Matriz FOFA:

  • Vale a pena lançar um novo produto?
  • Podemos operar na cidade de Porto Alegre?
  • A empresa se beneficiaria com a criação de uma nova unidade de negócio?
  • É interessante mudar para um escritório maior e mais bem localizado?
  • Devemos criar um software interno para melhorar a gestão?
  • Um investidor traria benefícios a empresa?
  • Devo contratar mais um funcionário?

A grande questão é entender antes de fazê-la se a decisão não pode ser simples demais ou complexa demais para a análise SWOT. Vou explicar melhor.

Há decisões simplórias, cujo envolvimento do time para confeccionar uma matriz SWOT acabará burocratizando mais o processo em vez de trazer benefícios. Por exemplo, se um um produto está em falta na sua empresa de revenda, você não precisa fazer uma matriz SWOT para saber se deve repor. Basta fazer o pedido de compra.

No entanto, caso você esteja questionando a relevância daquele produto dentro do seu portfólio, talvez valha a pena avaliar uma mudança do mesmo através da análise SWOT.

Analogamente, há decisões que são muito complexas. O uso da análise SWOT sozinha não resolverá todos os fatores envolvidos. Será necessário um planejamento mais robusto.

Por exemplo, se você está pensando em dobrar o número de filiais nos próximos meses, precisará abordar esse tema no contexto do plano estratégico da empresa, para traçar metas, objetivos e planos de ação. Além de verificar se a equipe atual disponível supre este movimento.

Crescimento Sustentável

Nós sempre indicamos o uso da matriz SWOT integrada ao processo de planejamento estratégico. Antes de reunir a equipe, vale a pena fazer um exercício mais profundo de pensar separadamente em todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa no próximo exercício.

A partir desse exercício, o plano estratégico fica muito mais fácil. A equipe poderá focar seus esforços em escolher as oportunidades que a empresa deve aproveitar e ameaças a serem evitadas, ao invés de ficar levantando possibilidades do zero.

No final desse artigo listamos mais algumas aplicações da análise FOFA.

Quem deve fazer a análise SWOT ou matriz FOFA?

Empresas muito grandes podem até ter áreas inteiras voltadas para a gestão estratégica. No entanto, o que se vê normalmente é o processo decisório estratégico totalmente centralizado na diretoria. Esta pratica é totalmente contraproducente, pois com a quantidade de decisões a serem tomadas hoje em dia, é irreal pensar que, apenas os poucos membros da diretoria, conseguirão centralizar todas com eficiência.

A análise SWOT é uma espécie de estudo estratégico rápido que pode ser feito antes de cada decisão (grande ou pequena). Portanto ela deve ser executada em todos os níveis da organização. Não como uma medida formal, mas sim encorajada entre os pares.

Se os colaboradores do nível mais operacional da empresa tiverem pelo menos o conceito de análise SWOT na cabeça, eles tomarão decisões melhores. Também estarão mais prontos para assumir papeis mais estratégicos dentro da empresa, através de projetos ou promoções.

É aconselhável que o responsável pela decisão seja o responsável pela análise SWOT. No entanto, este é um exercício a ser feito em grupo e não há restrições de participação. Quanto mais multi-disciplinar o grupo que está fazendo, melhor.

Uma advogada pode trazer a tona forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que um gerente financeiro jamais pensaria.

Como fazer uma Análise SWOT?

Não há muito mistério na confecção da análise SWOT. Primeiro levantamos os fatores ligados ao ambiente interno (forças e fraquezas) e ao ambiente externo (oportunidades e ameaças). A segunda etapa consiste no ranqueamento dentro de cada grupo de fatores. Os mais importantes integrarão a matriz SWOT.

Com a matriz FOFA pronta, basta iniciar as análises e fazer os planos de ação. Abaixo explicamos mais detalhadamente.

a) Levantamento de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças

O exercício de criar a sua análise SWOT começa no levantamento do maior número possível de itens para cada fator. Inicialmente, você não deve se preocupar com a decisão que está sendo tomada. Pense apenas em responder perguntas através de listas:

  1. Quais são os pontos fortes da minha empresa?
  2. Quais são os pontos fracos da minha empresa?
  3. Que oportunidades o mercado pode me reservar nos próximos anos?
  4. Que ameaças podem se tornar realidade nos próximos anos?

b) Ranqueando os fatores internos e externos

Após montar as listas de fatores, você agora deve considerar a decisão que você pretende tomar. Há forças, que ajudam a sua empresa no dia-a-dia, mas não exercerão qualquer interferência no processo de abertura de uma nova filial, por exemplo. O segredo, então, é dar pesos aos fatores de acordo com a decisão estratégica que está sendo estudada.

Vamos pensar no processo de abertura de uma filial, por exemplo. A força “processos bem estruturados” pode ser uma mais-valia incrível para essa decisão e merece uma nota maior. Já a força “preços acessíveis” provavelmente terá menor impacto nessa estratégia.

c) Montando a sua matriz SWOT

No final desse exercício, você deverá montar a matriz SWOT ou matriz FOFA com os fatores mais relevantes:

como transformar estrategias em planos de acao - matriz swot

d) Cruzando os fatores

A penúltima etapa da atividade é cruzar os fatores internos e externos:

  1. Quais forças podem reduzir o impacto de cada fraqueza?
  2. Quais forças podem ajudar a aproveitar cada oportunidade?
  3. Quais forças podem ajudar a se defender de cada ameaça?
  4. Quais fraquezas podem atrapalhar na hora de aproveitar cada oportunidade?
  5. Quais fraquezas podem potencializar ainda mais cada ameaça?

e) Elaborando planos de ação

A última etapa é traçar planos de ação para melhorar os resultados da sua análise SWOT:

  1. Desenvolver ainda mais as forças
  2. Reverter fraquezas
  3. Aproveitar oportunidades
  4. Contornar ameaças

Exemplo prático de Análise SWOT e Matriz SWOT

Vamos falar agora sobre uma decisão que tivemos que tomar recentemente e, cuja análise SWOT ajudou bastante: abrir ou não um novo ecommerce de modelos de powerpoint.

Decidimos diversificar mais o nosso portfólio de produtos e nos tornar referência em produtos digitais para gestores. Esse exercício avaliaria se o primeiro passo escolhido (slides prontos) poderia funcionar ou não.

Mapeando e ranqueando forças

Como falamos anteriormente, o primeiro passo para criar a matriz SWOT é mapear e ranquear fatores. Vamos começar com os fatores positivos do ambiente interno, ou seja, forças da empresa:

  • Experiência com produtos digitais – devido ao histórico com planilhas empresariais. Relevante para a decisão a ser tomada
  • Grande base de gestores e clientes cadastrados – emails cadastrados via blog ou planilhas. Muito relevante.
  • Plataforma de ecommerce própria pronta para produtos digitais – é interessante, mas nem tanto, visto que são produtos diferentes
  • Liberdade geográfica – podemos trabalhar com pessoas de diferentes partes do mundo. É pouco relevante para essa decisão em si.
  • Conhecimento em Excel – é pouco relevante. Apesar do Excel ser do pacote Office, as duas ferramentas não conversam muito.
  • Blog relevante para termos de busca de gestão – extremamente relevante, pois os caminhos de atração de clientes serão parecidos.
  • Experiência em marketing digital – é até relevante, mas o produto a ser vendido é diferente.

forças da análise swot

Mapeando e ranqueando fraquezas

Seguindo o jogo, vamos mapear e ranquear os fatores negativos do ambiente externo. Ou seja, fraquezas:

  • Falta de designers na empresa – é bastante relevante, pois os designers seriam os produtores de novos modelos de powerpoint
  • Pouco conhecimento em powerpoint – muito relevante.
  • Pouco conteúdo ligado a apresentações – qualquer busca que você faça por termos ligados a Excel no google, você encontrará a LUZ. O mesmo não ocorre com “apresentações”. Portanto é relevante.
  • Poucos recursos financeiros disponíveis – não é tão relevante, pois se trataria de um projeto de baixo investimento.
  • Dificuldade para recrutamento – É um fator relativamente importante, pois precisaremos de designers.
  • Equipe enxuta de produção – É relevante mas nem tanto, pois a nossa equipe de produção acaba sendo 100% voltada para Excel.
  • Poucos termos de busca relevantes para apresentações – o brasileiro não está habituado a buscar por termos ligados a apresentações. É um segmento bem menos forte do que Excel.

fraquezas da análise swot

Mapeando e ranqueando oportunidades

Em seguida, levantamos e ranqueamos os fatores positivos do ambiente externo. Ou seja, oportunidades de mercado:

  • Pouca concorrência para produtos digitais no Brasil – se tratando de apresentações, há apenas um player tentando fazer vendas online no Brasil.
  • Possibilidade de internacionalização – é uma oportunidade que sempre bate a nossa porta. Não é urgente, tampouco relevante para essa decisão em si, mas vale citar.
  • Google drive se consolidando – durante anos, o Office foi o único player dominante para o nosso tipo de produto. O crescimento do google nos dá maiores possibilidades.
  • Economia brasileira voltando a aquecer – as empresas estão voltando a investir e esse é o nosso segmento de atuação.
  • Parcerias estratégicas com grandes ecommerces – estamos percebendo recentemente grandes portais chegando até nós com propostas de parcerias.
  • Designers e jornalistas precisando de oportunidades – o desemprego continua alto, infelizmente, e a LUZ pode ajuda-los com oportunidades na produção de produtos e conteúdo.

oportunidades da análise swot

Mapeando e ranqueando ameaças

Por último, vamos levantar os fatores negativos do ambiente externo, ou seja as ameaças:

  • Possibilidade de pirataria – risco inerente a qualquer produtor de digitais.
  • Players estrangeiros entrando no Brasil – há grandes portais de produtos digitais fora do Brasil que podem entrar aqui a qualquer momento.
  • Marca LUZ pouco conhecida – temos um público forte e engajado, mas se tratando de Brasil, não somos extremamente conhecidos. Para essa decisão em si, não é tão relevante.
  • Eleições podem atrapalhar economia – a próxima eleição é uma verdadeira incógnita. Dependendo do resultado, podemos voltar a ter crise, mesmo que especulativa.
  • Brasileiro não é habituado a pagar por produtos digitais – essa é uma triste realidade. Mas setores de música, filmes e jogos estão conseguindo evoluir muito no sentido de educar o público a pagar.

ameaças da análise swot

Finalizando a sua análise SWOT

Com os forças, fraquezas, oportunidades e ameaças levantados e ranqueados, podemos montar a matriz SWOT:

exemplo de matriz swot

Após montar a sua matriz SWOT, você poderá pensar nas primeiras estratégias, mais óbvias:

  • Potencializar as forças menos intensas
  • Anular as fraquezas mais intensas
  • Potencializar as oportunidades menos intensas
  • Anular as ameaças mais intensas

Como falamos acima, outra possibilidade é fazer a SWOT cruzada. Ela consiste em cruzar fatores, caso haja sinergia, para equilibra-los ou potencializa-los:

  • Força + Oportunidade: neste caso você observou que algumas forças da equipe podem potencializar oportunidades de mercado. É necessário traçar planos de ação para aproveitar ao máximo. No exemplo: experiência em produtos digitais + designers e jornalistas buscando oportunidades. Podemos capacita-los para criar produtos e vender na nossa plataforma.
  • Força + Ameaça: nesta combinação, há ameaças de mercado que podem ser contingenciadas através de forças da equipe. No exemplo: grande base de gestores cadastrados e clientes + players estrangeiros entrando no Brasil. Podemos criar o nosso produto mais rápido e criar um vínculo com os gestores brasileiros, tornando a entrada de estrangeiros mais difícil e custosa.
  • Fraqueza + Oportunidade: há fraquezas na empresa que podem evitar o aproveitamento de oportunidades. Os planos de ação devem ser focados em erradicar as ameaças. No exemplo: dificuldade de recrutamento + designers e jornalistas buscando oportunidades. Se a dificuldade não for erradicada, não conseguiremos aproveitar a oportunidade. Nesse caso, uma consultoria ou capacitação podem ajudar.
  • Fraqueza + Ameaça: há fraquezas na empresa que podem potencializar ainda mais ameaças. Nesse caso os planos de ação devem ser de contingência e são emergenciais. No exemplo: pouco conhecimento em powerpoint + players estrangeiros entrando no Brasil. Se a fraqueza não for erradicada, poderemos ser ultrapassados rapidamente pelos novos players.

De acordo com o resultado da minha análise SWOT, para esta decisão, estou em um cenário equilibrado, ligeiramente positivo:

resultado da análise swot

Estar em um cenário equilibrado significa que vale a pena investir mais tempo para desenvolver forças e anular fraquezas para estar mais pronto para essa decisão.

A melhor forma de fazer isso é traçando planos de ação:

planos de ação da análise swot

Lembre-se de colocar datas para eles (início e término) e definir sempre um responsável. Se o plano de ação ficar grande demais, quebre em etapas.

Planilha de Análise SWOT em Excel

A criação da matriz / análise SWOT (FOFA) é etapa essencial para qualquer planejamento estratégico de sucesso. Aqui na LUZ, oferecemos ferramentas de gestão para empresas, incluindo uma Matriz SWOT em excel.

Todas as imagens do exemplo prático desse artigo foram retiradas da nossa Planilha de Análise SWOT. Para acessa-la, basta clicar abaixo:

Nesta planilha, com uma matriz swot exemplo, criamos um gráfico que permite visualizar a situação da sua empresa de uma só vez, veja exemplo abaixo!

Matriz Swot Exemplo

Para usar este artigo como referência bibliográfica:
Leandro Borges, Como desenvolver uma matriz ou análise SWOT (FOFA). Disponível em: https://blog.luz.vc/o-que-e/como-desenvolver-uma-matriz-ou-analise-swot-fofa/. Acesso em: (dia, mês e ano).

Conclusão

Muitas pequenas e médias empresas não focam muito na gestão estratégica devido ao tempo que as rotinas operacionais tomam da equipe. É compreensível, mas não é correto. Uma empresa que foca apenas em vender e entregar, sem traçar objetivos de longo prazo e estratégias para conquista-los, jamais sairá do lugar.

A análise SWOT é uma excelente porta de entrada para implementar um modo de pensar um pouco mais estratégico na sua empresa. Além disso, ela é um exercício mais simples do que o planejamento estratégico, como você pôde ver nesse artigo. Portanto a desculpa de tempo não vai funcionar comigo.

Caso queira investir um valor mínimo para tomar decisões mais conscientes, que poderão te fazer ganhar muito mais ou perder muito menos no futuro, não deixe de conhecer a nossa Planilha de Análise SWOT. Ela é totalmente automática, com relatórios prontos que te pouparão ainda mais tempo para tomar decisões ainda melhores.